Effectieve kennisborging: creëer een gemeenschappelijke taal en laat in je hoofd kijken

Kennisborging start met het creëren van een gemeenschappelijke taal

Sommigen onder ons zullen dit vast herkennen: tijdens vergaderingen vliegen de termen en concepten je om de oren, alsof ze in een compleet andere taal worden gesproken. En wat doe jij? Je knikt maar wat, terwijl je eigenlijk geen idee hebt waar het over gaat. Vooral nieuwe medewerkers krijgen hier vaak mee te maken, maar ook al meer doorwinterde collega’s worden soms nog met zo’n situaties geconfronteerd.

Soms gaat het over specifiek jargon, bijv. financiële, juridische of technische termen waarvan verwacht wordt dat iedereen ze kent, maar die voor sommigen klinken als een compleet andere taal. In andere gevallen worden verschillende termen voor dezelfde processen of concepten gebruikt. Ga er dus niet zomaar van uit dat al je medewerkers de ‘taal van de organisatie’ kennen en de nodige voorkennis hebben. Investeren in die gemeenschappelijke taal verhoogt het inzicht in processen en stimuleert de kennisuitwisseling op langere termijn.

Een inspirerend voorbeeld komt uit de samenwerking met een overheidsinstantie waar wij als leerpartner optreden. Dit team, bestaande uit deskundigen in hun vakgebied die al lange tijd samenwerken, is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van opleidingen voor hun collega’s op het veld. Er was vraag naar ondersteuning op vlak van didactiek waarvoor we onze e-learning en enkele feedbacksessies inzetten. Ondanks dat sommige teamleden al jarenlang ervaring hebben met het maken van opleidingen zorgde deze e-learning voor een gemeenschappelijke taal binnen het team. Het werd hierdoor voor iedereen gemakkelijker om inzicht te krijgen in de acties en benaderingen van hun collega’s. De quotes “aha, dus dát is waarom jullie het zo doen” of “ik gebruikte daar een ander woord voor” kwamen meermaals naar voren tijdens de besprekingen. Het inzicht verbeterde de toekomstige samenwerking en met een beter begrip van elkaars werkwijzen en de gemeenschappelijke taal verliepen de discussies soepeler.

Voorkennis speelt een cruciale rol in het leerproces. Wanneer we nieuwe informatie ontvangen, wordt deze niet in een vacuüm verwerkt, maar in onze hersenen geïntegreerd met wat we al weten. Als deze voorkennis dus niet aanwezig is, wordt het leren moeilijker, zakt je motivatie en zal je uiteindelijk ook geen moeite meer doen en enkel ‘ja knikken’. Onderzoek dus of er zowel tussen teams als binnen de teamdynamiek zelf lacunes zijn in de gemeenschappelijke taal. Begin bijvoorbeeld klein met het opstellen van een pagina met veelgestelde vragen of veel gebruikte termen of moedig medewerkers aan om in korte video’s bepaalde concepten uit te leggen. Misschien zorgt een anoniem formulier om vragen te stellen er wel voor dat hiaten bloot gelegd worden? Of hou eens een dag bij welke afkortingen en vakjargon gebruikt wordt in meetings? Belangrijk is om aan je medewerkers duidelijk te maken dat het helemaal niet erg is om bepaalde processen of terminologieën nog niet te kennen. Het creëren van een open cultuur waarin vragen worden aangemoedigd en waar ruimte is voor leren en groei, zal niet alleen de gemeenschappelijke taal versterken, maar ook de algehele samenwerking en productiviteit bevorderen.

Stimuleer inhoudsexperten om in hun hoofd te laten kijken

Vooral inhoudsexperten met specifieke kennis beseffen soms niet dat niet iedereen automatisch met hen op dezelfde golflengte zit. Het hebben van een schat aan informatie gaat namelijk niet altijd hand in hand met het vermogen om die kennis effectief over te brengen. Het is daarom van cruciaal belang om deze bewustwording te stimuleren en ondersteuning te bieden bij het overdragen van kennis en het verduidelijken van processen. Hiervoor zetten we ons ‘train the expert-programma’ in, waarbij we in verschillende stappen experts op maat coachen om te begrijpen hoe leren werkt en hoe ze hun kennis effectief en didactisch onderbouwd kunnen overbrengen.

We worden regelmatig gevraagd om personen op directieniveau te ondersteunen, die vaak ware kennishubs zijn. Een concreet voorbeeld hiervan is onze samenwerking met een financiële instelling voor het uitwerking van het onboardingproces van nieuwe medewerkers, De directeurs van elke afdeling werden gevraagd om een inleiding te geven over de kerntaken van hun afdeling, waar ze uren over zouden kunnen praten. Hierbij hebben we hen niet alleen geholpen bij het voorbereiden van de sessie en het geven van concrete tips, maar hebben we ook de tijd genomen om hen inzicht te geven in hoe mensen leren:

• Hoe werken onze hersenen?
• Hoe slaan mensen informatie op?
• Waarom is het begrijpen van de voorkennis van je leerlingen/collega’s zo belangrijk, zelfs in één-op-één situaties?
• Waarom is het activeren van voorkennis essentieel?
• Hoe en waarom introduceer je nieuwe kennis geleidelijk?
• Waarom onthouden mensen informatie niet na de eerste keer en waarom is herhaling zo belangrijk?
• Waarom is hardop denken (modeling) belangrijk?
• …

Hoewel deze directeuren vaak zeer drukbezet waren en niet altijd even enthousiast waren om een stap terug te zetten en niet meteen met de presentatie aan de slag te gaan, hebben ze achteraf de vruchten geplukt van deze aanpak. Begrip van het waarom achter leren resulteerde in bewuster gebruik van deze kennis in de toekomst en zette hen o.a. aan tot ‘modeling’ waarbij ze het proces dat normaal in hun hoofd doorlopen wordt, luidop toegelicht wordt. De aangereikte tips werden niet alleen toegepast tijdens de onboardingpresentaties, maar vonden ook hun weg naar gesprekken en vergaderingen nadien. Het overbrengen van inzicht op een duidelijke, gestructureerde manier en de ‘mensen in je hoofd laten kijken’ werd steeds vaker toegepast binnen de organisatie.

Begin klein door af en toe te vragen of je ‘in iemands hoofd mag kijken’ wanneer iemand bijv. tijdens een meeting met een heel goed voorstel komt. Vraag naar welke stappen ze hebben gevolgd om tot dit voorstel te komen. Stimuleer zo medewerkers om hun denkpaden en wat voor hen logische stappen zijn, met de groep te delen.